5 Tips voor effectieve, tijdbesparende kantoorautomatisering
Het zijn de routinematige kantoortaken in verschillende vakgebieden, waaronder administratie, HR-management en marketing, die vaak tijdrovend zijn en de effectiviteit van jouw bedrijf kunnen verlagen. Van het verwerken van facturen tot het verwerken van vakantieaanvragen en ander papierwerk, bedrijven kunnen veel tijd en inkomsten besparen door sommige van deze taken te automatiseren. Als je meer tijd op kantoor doorbrengt dan nodig is, heeft jouw organisatie zeker automatisering nodig. Hier zijn enkele van de taken waarop je zou kunnen concentreren bij de automatisatie en een hogere efficiëntie.
1. Het vereenvoudigen van de verwerking en toegang tot klanteninformatie
Hoewel klant(gegevens) de ruggengraat zijn van elke organisatie, kan het handmatig verzamelen en opslaan van data een tijdrovende bezigheid zijn. Vermijd het opslaan van papieren documenten en vraag klanten om informatie via een website of app in te dienen. Deze kunnen vervolgens automatisch worden gesorteerd en online worden opgeslagen voor gemakkelijke toegang.
2. Offerteaanvragen en betaling van rekeningen
Wil je het kantoor automatiseren, dan wil je waarschijnlijk zo min mogelijk tijd verspillen aan offerteaanvragen en betalingen. Veel van de taken die hierbij komen kijken kun je automatiseren door een formulier te maken om online te plaatsen. Een soortgelijke aanpak kan worden gevolgd voor facturen, waarbij het veel tijd bespaart als je ze digitaal ondertekent in plaats van meerdere documenten handmatig te moeten ondertekenen.
3. Het automatiseren van gegevensback-ups
Een van de grootste problemen voor bedrijven is het verlies van gegevens. Het is dus belangrijk dat ondernemingen de juiste technologieën inzetten om de veiligheid van hun gegevens te waarborgen. Met verscheidene online back-upoplossingen kun je voortdurend een back-up van belangrijke gegevens in de cloud maken en deze altijd beschikbaar hebben.
4. Automatisch plannen van vergaderingen
Het maakt niet uit of je nu een grote multinational bent of een kleine startup, vergaderingen zijn onvermijdelijk. Een digitaal platform dat door iedereen in de organisatie wordt gedeeld, maakt het gemakkelijk om vergaderingen te organiseren, want zonder een planning vooraf kunnen werknemers moe en gefrustreerd raken.
Met speciale agendasoftware worden meldingen onmiddellijk naar alle teamleden gestuurd en kunnen specifieke vergaderruimten worden gereserveerd zodat ze niet door anderen worden bezet. Dit vermindert niet alleen fouten, maar maakt het synchroniseren van meerdere kalenders overbodig. Werknemers kunnen gewoon de kalender volgen die in de workflow automatiseringssoftware is voorzien, die eveneens herinneringen kan sturen zodat het missen van vergaderingen verleden tijd is.
5. Het inschakelen van een specialist op het gebied van automatisering
Als je niet goed weet waar je als onderneming moet beginnen bij het automatiseren van onmisbare maar repetitieve kantoortaken, dan is het het overwegen waard om een automatiseringsspecialist in te schakelen. Een expert op het gebied van kantoorautomatisering kan onder meer helpen bij het identificeren van de mogelijkheden, het creëren van de benodigde infrastructuur en de uitvoering van het systeembeheer voor volledige en betrouwbare functionaliteit.